Makalah Microsoft Office

BAB I

PENDAHULUAN

A.        Latar Belakang.

Microsoft Office adalah perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan Microsoft dan dirancang untuk dijalankan di bawah sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS X. Beberapa aplikasi di dalam Microsoft Office yang terkenal adalah Excel, Word, dan PowerPoint. Versi terbaru dari Aplikasi Microsoft Office adalah Office 15 (Office 2013) yang diluncurkan 29 Januari 2013 kemudian versi uji coba yang paling terbaru adalah Microsoft Office 2016.

           

            1.         Microsoft Word.

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.

Sejarah panjang perjalanan Microsoft Office hingga saat ini, banyak perubahan dan penambahan fasilitas. Microsoft Word pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh Word Perfect dan juga Word Star.

Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim yang hanya menampilkan teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.

Word untuk Macintosh, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah Lisa Writed an Mac Write, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer.

            Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimisurat yang berisi salinan Word 3.01 secaragratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan. Microsoft Coorporation telah mengeluarkan 12 versi Microsoft Word, yaitu versi ’95, ’97, 2000, 2002, 2003, 2007, 2013 dan versi terbaru dalam ujicoba adalah 2016.

Tahun 1990-1995, pada rentang tahun ini, Word for Windows diluncurkan. Versi pertama dari Word for Windows dirilis pada tahun 1989 . Dengan dirilisnya Microsoft Windows 3.0 pada tahun selanjutnya, penjualan pun akhirnya terdongkrak naik, mengingat Word for Windows 1.0 didesain untuk Windows 3.0 dan performanya sangat buruk jika dijalankan pada versi sebelumnya. Microsoft menunggu hingga merilis Word 2.0 untuk mengukuhkan Microsoft Word sebagai pemimpin pasar pengolah kata.

           

2.         Microsoft Excel.

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel atau Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Excel 2013 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office 2013. Dan dalam perkembangannya Microsoft mengeluarkan versi terbarunya yaitu Microsoft Excel 2016 yang masih dalam ujicoba belum diresmikan oleh Microsoft.

Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program  spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem operasi sistem-sistem CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, "do everything 1-2-3 does and do it better/melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi".

Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2010 (Excel 14), sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.

Pada awal-awal peluncurannya, Excel menjadi sasaran tuntutan perusahaan lainnya yang bergerak dalam bidang industri finansial yang telah menjual sebuah perangkat lunak yang juga memiliki nama Excel. Akhirnya, Microsoft pun mengakhiri tuntutan tersebut dengan kekalahan dan Microsoft harus mengubah nama Excel menjadi "Microsoft Excel" dalam semua rilis pers dan dokumen Microsoft. Meskipun demikian, dalam prakteknya, hal ini diabaikan dan bahkan Microsoft membeli Excel dari perusahaan yang sebelumnya menuntut mereka, sehingga penggunaan nama Excel saja tidak akan membawa masalah lagi. Microsoft juga sering menggunakan huruf XL sebagai singkatan untuk program tersebut, yang meskipun tidak umum lagi, ikon yang digunakan oleh program tersebut masih terdiri atas dua huruf tersebut (meski diberi beberapa gaya penulisan). Selain itu, ekstensi default darispreadsheet yang dibuat oleh Microsoft Excel hingga versi 11.0 (Excel 2003) adalah *.xls sedangkan mulai Microsoft Office Excel 2007 (versi 12.0) ekstensi default-nya adalah *.xlsx yang mendukung format HTML namun dengan isi yang sama memiliki ukuran file yang lebih kecil jika dibandingkan dengan versi-versi Excel sebelumnya.

Excel menawarkan banyak keunggulan antar muka jika dibandingkan dengan program spreadsheet yang mendahuluinya, tapi esensinya masih sama dengan VisiCalc (perangkat lunak spreadsheet yang terkenal pertama kali): Sel disusun dalam baris dan kolom, serta mengandung data atau formula dengan berisi referensi absolut atau referensi relatif terhadap sel lainnya.

Excel merupakan program spreadsheet pertama yang mengizinkan pengguna untuk mendefinisikan bagaimana tampilan dari spreadsheet yang mereka sunting: font, atribut karakter, dan tampilan setiap sel. Excel juga menawarkan penghitungan kembali terhadap sel-sel secara cerdas, di mana hanya sel yang berkaitan dengan sel tersebut saja yang akan diperbarui nilainya (di mana program-program spreadsheet lainnya akan menghitung ulang keseluruhan data atau menunggu perintah khusus dari pengguna). Selain itu, Excel juga menawarkan fitur pengolahan grafik yang sangat baik.

Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antar muka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai.

Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet. Dalam versi selanjutnya, bahkan Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA untuk Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi [macro], sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA

Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel. Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang terpercaya.

            3.         Microsoft PowerPoint.

Microsoft PowerPoint atau Microsoft Office PowerPoint atau PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft Office, selain Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya. PowerPoint berjalan di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh yang menggunakan sistem operasi Apple Mac OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini berjalan di atas sistem operasi Xenix. Aplikasi ini sangat banyak digunakan, apalagi oleh kalangan perkantoran dan pembisnis, para pendidik, pelajar dan trainer. Dimulai pada versi Microsoft Office System 2003, Microsoft mengganti nama dari sebelumnya Microsoft PowerPoint saja menjadi Microsoft Office PowerPoint. Lalu, pada Office 2013, namanya cukup disingkat PowerPoint. Versi terbaru dari PowerPoint adalah versi 15 (Microsoft Office PowerPoint 2013) yang tergabung ke dalam paket Microsoft Ofice 2013. Dan dalam perkembangannya Microsoft mengeluarkan versi terbarunya yaitu Microsoft PowerPoint 2016 yang masih dalam ujicoba belum diresmikan oleh Microsoft.

Aplikasi Microsoft PowerPoint ini pertama kali dikembangkan oleh Bob Gaskins dan Dennis Austin sebagai Presenter untuk perusahaan bernama  Forethought, Inc yang kemudian mereka ubah namanya menjadi PowerPoint.

Pada tahun 1987, PowerPoint versi 1.0 dirilis, dan komputer yang didukungnya adalah Apple Macintosh. Pada waktu itu, PowerPoint masih menggunakan warna hitam/putih, yang mampu membuat halaman teks dan grafik untuk transparansi overhead projector (OHP). Setahun kemudian, versi baru dari PowerPoint muncul dengan dukungan warna, setelah Macintosh berwarna muncul ke pasaran.

Microsoft pun mengakuisisi Forethought, Inc dan tentu saja perangkat lunak PowerPoint dengan harga kira-kira 14 Juta dolar pada tanggal 31 Juli 1987. Pada tahun 1990, versi Microsoft Windows dari PowerPoint (versi 2.0) muncul ke pasaran, mengikuti jejak Microsoft Windows 3.0. Sejak tahun 1990, PowerPoint telah menjadi bagian standar yang tidak terpisahkan dalam paket aplikasi kantoran Microsoft Office System (kecuali Basic Edition).

Versi terbaru adalah Microsoft Office PowerPoint 2013 (PowerPoint 15). Versi ini dirilis pada bulan Januari 2013, yang merupakan sebuah lompatan yang cukup jauh dari segi antarmuka pengguna dan kemampuan grafik yang ditingkatkan. Selain itu, dibandingkan dengan format data sebelumnya yang merupakan data biner dengan ekstensi *.ppt, versi ini menawarkan format data XML dengan ekstensi *.pptx.

B.        Maksud

            Hasil penulisan ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada semua pihak, khususnya kepada mahasiswa untuk menambah pengetahuan dan wawasan tentang software pengolah kata, pengolah angka dan pengolah presentasi.

C.        Tujuan

1.        Agar mahasiswa mengetahui Sejarah Mikcrosoft Word, Mikcrosoft Excel dan Mikcrosoft PowerPoint.

2.      Agar mahasiswa mengetahui definisi dan fungsi Mikcrosoft Word, Mikcrosoft Excel dan Mikcrosoft PowerPoint.

3.      Agar mahasiswa mengetahui cara menggunakan Mikcrosoft Word, Mikcrosoft Excel dan Mikcrosoft PowerPoint dengan baik dan benar.

BAB II

PEMBAHASAN

A.        Microsoft Office Word.

1.         Cara Membuat Kolom Tulisan di Ms.Word, langkah-langkahnya :

a)            Tulis (ketik) dokumen yang akan anda buat kolom. 

b)            Blok tulisan atau teks yang akan dibuat kolom

c)            Pilih menu ribbon Page Layout 

d)            Klik tombol kolom,

Keterangan :

1)            One : membuat bentuk tulisan satu kolom (seperti ketikan biasa). 

2)            Two : membuat tbentuk tulisan dua kolom tulisan,yang sama besar lebarnya. 

3)            Three  : membuat bentuk tulisan menjadi tiga kolom tulisan, yang sama besar lebarnya. 

4)            Left : membuat tulisan menjadi dua kolom, kolom sebelah kiri lebih kecil dari kolom sebelah kanan. 

5)            Right   : membuat tulisan menjadi dua kolom, kolom sebelah kanan lebih kecil dari kolom sebelah kiri. 

6)            More Columns : menampilkan pilihan lain untuk pembuatan kolom lebih lanjut. 

e)         Pilih salah atu jenis kolom yang dgunakan sesuai keinginan anda.

2.         Cara Menyisipkan Clipart di Ms.Word

Langkah – langkahnya :

a)            Tempatkan kursor pada area di mana clip art akan di tambahkan, Klik tab Insert, Pada kelompok Illustrations klik Clip Art.

b)            Klik tombol Go ketika muncul taskpane / dialog Clip Art di bagian kanan.

c)            Tunggu beberapa menit sampai semua koleksi clip art ditampilkan.

d)            Kemudian pilih dan klik clip art yang diinginkan atau.

e)            Klik insert untuk memasukkan ke dokumen. Untuk melihat isi dari taskpane clip art secara keseluruhan klik scrool di sebelah kanan.

3.         Membuat Tabel pada Ms.Word
Untuk membuat Tabel pada Ms. Word ada Tiga cara, yaitu :

a)         Cara Pertama Menggunakan Tamplate

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1)         Pada insert tab.

2)         Tables grup klik table.

3)         Pilih Quick Tables, dan kemudian pilih atau klik template yang diinginkan. 

4)         Ganti data pada template.

b)         Cara Kedua Menggunakan Menu Tabel
Langkah-langkahnya sebagaui berikut:

1)         Pada Insert tab, Tables grup, klik Table. 

2)         Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom. 

c)         Cara Ketiga Menggunakan Insert Tabel

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1)         Pada Insert tab, Tables grup, klik Table. 

2)         Kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog.

3)         Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom.  Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel. 

4.         Cara Menggambar Tabel.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a)            Pada Insert tab, Tables grup, klik Table, dan kemudian klik Draw Table. 

b)            Pointer akan berubah menjadi pensil. 

c)            Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya. 

d)            Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders grup, klik Eraser. 

e)            Klik garis yang ingin dihapus.

5.         Cara Menambah Kolom dan Baris Pada Tabel.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :

a)            Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom 

b)            Pada Table Tol, di Layout Tab, Rows dan Columns grup,pilih :

c)            Insert Below : untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel. 

d)            Insert Left : untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel.. 

e)            Insert Right : untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel. 

Tip: kita juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas.Cara Menghapus Sel, Baris, Kolom atauTable.

6.         Cara Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Table.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a)            Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns grup, klik Delete.

b)            Tentukan pilihan, apakah akan menghapus sel, kolom, baris atau tabel.

7.         Cara Menggabungkan atau Membagi Sel Pada Tabel.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a)            Menggabungkan sel 

b)            Pilih sel-sel yang akan digabungkan. 

c)            Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Merge Cells. 

d)            Membagi sel 

e)            Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi. 

f)             Pada Table Tools, Layout tab, Merge grup, klik Split Cells. 

g)            Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi. 

h)            Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu.

i)              Misalnya, ada 2 sel yang akan dibagi menjadi 4. Bila kotak ini dicentang maka sel akan digabung dahulu baru kemudian dibagi. Sebaliknya bila kotak ini tidak dicentang, maka masing-masing sel akan dibagi 4 sehingga jumlah sel baru adalah 8. 

8.         Cara Format Tabel.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a)            Menggunakan Table Styles 

b)            Klik tabel yang ingin diformat. 

c)            Pada Table Tools, klik Design tab. 

d)            Di Table Styles grup, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel. 

e)            Klik style yang ingin digunakan. 

f)             Di bagian Table Style Options grup, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain.

g)            Membuat dan Menghapus Garis Pembatas 

h)            Membuat Garis Pembatas 

i)             Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas. 

j)             Pada Table Tools, klik Design tab. 

k)            Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. Atau klik Borders and Shading, dan pada Borders tab, pilih bentuk garis pembatas yang diinginkan. 

l)             Menghapus Garis Pembatas

m)          Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya. 

n)            Pada Table Tools, klik Design tab. 

o)            Di bagian Table Styles grup, klik tanda panah pada Borders, dan klikNo Border untuk menghapus pembatas tabel. 

p)            Untuk menghapus bagian tertentu saja, klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik Borders and Shading. Pada Borders tab, di bagianpreview, klik garis yang ingin dihilangkan. 

9.        Cara Mengatur Pemisahan Baris dalam Tabel.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a)            Mencegah pemisahan isi baris dalam tabel

b)            Microsoft Word akan secara otomatis memisahkan isi baris tabel yang panjang ke halaman berikutnya bila baris tersebut terletak di akhir halaman. Untuk membuat isi baris yang panjang ini tidak terpisah dan ditempatkan semuanya di halaman selanjutnya, gunakan cara berikut: 

c)            Klik pada tabel. 

d)            Pada Table Tools, klik Layout tab. 

e)            Di Table grup, klik Properties, dan pilih Row tab. 

f)             Hilangkan pilihan pada kotak Allow row to break across pages dan klik OK. 

g)            Memisahkan tabel ke halaman selanjutnya pada baris tertentu 

h)            Klik pada baris yang ingin ditempatkan di halaman berikutnya. 

i)              Tekan CTRL+ENTER. Cara ini disebut juga page break manual. 

10.      Cara Menyisipkan watermark pada Microsoft Word.

a)            Dengan cara, klik tab “Page Layout” pada menu bar. Dengan begitu akan muncul beberapa menu. 

b)            Kemudian pada kolom ketiga di tab Page Layout yakni kolom Page Background, silahkan klik anak panah kecil pada menu “Watermark”. 

c)            Dengan begitu akan melihat format Watermark. Silahkan pilih format yang inginkan. 

d)            Namun apabila ingin kembali mengatur format watermark baik itu tulisan maupun ukuran huruf, bisa menyesuaikannya dengan mengklik “Custom Watermark”. Dan silahkan sesuaikan watermark dengan kebutuhan.

11.      Cara Mengatur Mailing pada Microsoft Word.

            Langkah-langkahnya :

a)            Buat dahulu dokumennya atau dapat menggunakan dokumen yang sudah tersimpan pada Drive.

b)            Pilih “Mailings” pada Menubar.

c)            Pilih “Start Mail Merge”.

d)            Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard...”.  

e)            Lalu akan muncul kolom Mail Merge “Select Document Type” disebelah kanan dan pilih “Letters” karena kita baru membuat dokumen.   

f)             Setelah memilih tipe dokumen, lalu klik “Next: Starting Document”   Lalu akan ke step berikutnya “Select Starting Document” dan pilih “Use The Current Document”.   Klik “Next: Select Recipients”.   Lalu akan ke step berikutnya “Select Recipients” dan pilih “Type A New List” (bila baru dibuat dokumennya). Klik “Next: Write Your Letter”.  Lalu akan muncul kolom “New Address List” dan Pilih “Cuctomize Columns...”.

g)            Lalu akan muncul kolom “Customize Address List”. Hapus semua Field Names sampai kosong.  

h)            Lalu klik “Add..” dan isi dengan keperluan kita. Contoh: Nama. 

i)              Setelah itu ulangi langkah pada nomor 13 sampai yang kita butuhkan selesai.

j)              Setelah selesai, kolom Field Names akan berubah isinya sesuai apa yang kita butuhkan. Bila ingin mengubah klik “Rename...”. Lalu klik “OK”.

k)            Lalu kolom “New Address List” akan berubah dan kita siap mengisi data pada kolom Nama, Telepon, Alamat dan Kode Pos. Bila ingin menambah kolom baru, klik “New Entry”.

l)              Setelah diisi dengan lengkap, klik “OK” dan akan muncul kolom “Save Address List” dan kita edit file namenya sesuai dengan keinginan kita. Contoh: Reuni Universitas Gunadarma.  

m)          Setelah sudah mengsave dokumen kita, akan muncul kolom “Mail Merge Recipients”.  

n)            Bila kita ingin mengurutkan maka klik “Sort...” dan akan muncul kolom “Filter and Sort”. Pilih apa yang akan kita urutkan lalu pilih Ascending. Bila kita pilih “Ascending” maka akan berurut dari huruf awal – akhir (A-Z) dan bila kita memilih “Descending” maka akan berurut dari huruf akhir – awal (Z-A). Lalu klik “OK”.

o)            Setelah itu akan berurutan berdarkan nama. Lalu klik “OK”.

p)            Lalu klik “Next: Write Your Letter”.

q)            Arahkan kursor setelah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Nama lalu insert dan arahkan kursor setelah Nama, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Telepon lalu insert. Arahkan kursor dibawah peserta, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Alamat dan insert. Arahkan kursor dibawah alamat, lalu klik “Insert Merge Field” pilih Kode Pos dan insert.

r)             Lalu pilih “Preview Result” .  

s)            Bila ingin mengubah data, klik tanda ( ▶ ) atau klik “Next: Preview Your Letters” dan klik tanda (>>) pada step 5.  

t)             Lalu klik “Next: Complete The Merge”.

u)            Mail Merge selesai dan dapat diprint atau diedit kembali sesuai dengan kebutuhan.

12.      Cara Membuat Envolepes.

Berikut ini merupakan cara untuk membuat Envolepes atau amplop pada Microsoft Word : 

a)        Jalankan Program Microsoft Word.

b)         Masuk pada menu "Mailing" dan kemudian memilih Sub menu Envelopes yang ada di sebelah kiri.
c)         Setelah Muncul Jendela Envelops dan Labes pada area Return Address tersebut merupakan tempat untuk mengisi Judul, tertuju, atau identitas pengirim, baik itu pribadi maupun perusahaan. akan tetapi hal ini juga bisa dilakukan setelah dokumen Amplop tersebut muncul pada lembar kerja anda dan semua akan berarti sama. Apabila anda ingin mengisi keterangan tersebut. anda bisa langsung mengklik tombol Add to Document

d)         Maka lembar kerja Amplop sudah muncul dan siap untuk diprint. 

B.        Microsoft Office Excel.

1.         Mengatur Margin.

Untuk mengatur margin di Microsoft Exel, pada prinsipnya sama dengan mengatur margin pada Microsoft Word.

a)        Setelah mengetik data yang diinginkan, klik pada Ribbon Page Layout, pada Menu Page Setup klik pada Margins, silahkan dipilih opsi margins yangbsudah ada. Tapi jika ingin mengubah margins sesuai dengan keinginan anda silahkan klik pada Custom Margins.

b)         Maka akan mucul form Page Setup. Jika sudah seseuai dengan keinginan kita kemudian klik OK.

c)         Jika ingin melihat hasil pengaturan margin, klik pada Office Button sebelah kiri Menu Home dan pilih menu Print lalu klik Print Preview maka akan muncul hasil pengaturan margins yang kita atur tadi. Jika ingin kembali ke lembar kerja Exel, klik langsung di Close Print Preview.

2.         Membuat Border/Garis.

a)         Blok pada table yang akan diberikan border, pada Tab Home bagian Font klik pada Bottom Border, muncul beberapa pilihan dan pilih opsi All Borders untuk member border pada Table.

b)         Untuk mempertebal border pada table, blok dan pilih Bootom Border dan pilih opsi More Borders di bagian paling bawah. Lalu akan muncul Form Format Cells.

c)         Seperti gambar pada Form Format Cells, yang 1 pilih pilihan garis sesuai dengan keiginan anda lalu klik pada pilihan Outline untuk garis luar Tabel dan Inside untuk garis di dalam table. Kemudian Klik OK.

3.         Mengurutkan Data.

a)         Mengurutkan Data di Kolom Merek

1)         Klik 1 kali pada nama merek yang pertama, dan Pada Tab Home ujung paling kanan bagian Editing, klik pada Menu Sort & Filter. Ada 2 pilihan mengurutkan data yang akan digunakan, yang pertama Sort A to Z untuk mengurutkan data dari Abjad A sampai Z. Dan ada Sort Z to A untuk mengurutkan Data dari Z sampai A.

2)         Lihat perubahan pada table jika kita mengklik Sort A to Z dan kemudian klik Sort Z to A.

b)         Mengurutkan Data di Kolom Harga

1)         Menggunakan Menu Sort & Filter juga tapi untuk angka, perintahnya berbeda dengan Perintah untuk Huruf. Pilihannya juga ada 2 tetapi yang pertama yaitu pilihan Sort Smallest to Largest untuk harga yang terkecil sampai harga terbesar. Dan pilihan Sort Largest to Smallest untuk harga terbesar sampai harga terkecil.

2)         Lihat perubahan pada table jika kita mengklik Sort Smallest to Largest dan kemudian klik Sort Largest to Smallest.

4.         Memasukan Simbol Dalam Sel.

a)         Memasukan Simbol Mata Uang di Kolom Harga

b)         Blok pada kolom harga, pada Tab Home bagian Number klik pada Number Format yang ada tulisan General. General adalah salah satu tpe data. Dan untuk menambahkan Mata Uang ganti General dengan Currency, maka akan muncul mata uang. Jika mata uang dalam bentuk dollar dan ingin menggantinya ke Rupiah, klik lagi pada Number Format dan klik pada More Number Format.

c)         Setelah klik pada More Number Formats akan muncul Form Format Cells, pada bagian Symbol kita anti dollar dengan Rupiah lalu klik Ok.

5.         Memasukan Simbol Derajat. Ada dua cara memassukan symbol derajat, yaitu :

a)         Dengan menggunakan Menu symbol yang ada di Tab Insert. Klik 320 pada Satu Kolom lalu klik Tab Insert di Ujung paling kanan ada menu Symbol. Akan muncul Form Symbol. Kemudian cari symbol derajat jika sudah lalu klik Insert kemudian Close.

b)         Dengan menggunakan Perintah Superscript. Sebelumnya ketik 320 dan setelah 320 ketik huruf o kecil seperti ini : “320o” . kemudian blok pada huruf o kecil dan klik kanan dan pilih pilihan Format Cells dan akan mucul Form Format Cells.

c)         Pada Form Format Cells bagian effect, beri centang pada opsi Superscript dan kemudian klik OK.

6.         Merubah Tampilan Tabel Berdasarkan Kondisi Data.Kondisi data disini dilihat dari harga. Ada 4 harga yang berbeda, dari 4 harga itu, akan dibedakkan lebih dari, diantara dan kurang dari dengan diberi warna masing-masing.

a)         Blok pada kolom harga dan pada Tab Home bagian Styles pilih Conditional Formatting dan pilih Pada Color Scales. Untuk memberikan warna sesuai dengan yang kita inginkan klik pada More Rules dan akan muncul Form New Formatting Rule.

b)         Pada Form Formatting Rule pilih pilih Format Only Cells That Contain dan di bagian Edit The Rule Description pada kotak ke-2 kita pilih Less Than untuk perintah Kurang Dari dan kortak ke-3 di isi dengan 2750000. Kemudian klik Format untuk memilih warna.

c)         Setelah klik Format akan muncul Form Format Cells, kemudian klik Fill untuk pemilihan warna. Lalu klik pada warna yang diinginkan dan kemudian klik OK. Lalu klik OK lagi pada Form New Formatting Rule.

d)         Untuk perintah diantara, gunakan langkah-langkah seperti tadi tapi bagian kotak ke-2 kita pilih between dan kotak ke-3 ditulis 2750000 dan kotak ke-4 ditulis 3000000. Ini untuk perintah member warna pada harga diantara 2750000 sampai 3000000.

e)         Dan yang terakhir untuk perintah Lebih Dari, pada kotak ke-32 dipakai Greater Than dan untuk kotak ke-3 di isi dengan 3000000. Itu perintah untuk harga lebih dari 3000000.

7.         Cara membuat hasil penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian, min, max dan rata-rata pada tabel yaitu :

a)         Masuk pada microsoft exel kemudian masukan data yang ingin di masukan contohnya : no, nama, nilai uts, dan nilai uas.

b)         Kemudian buatlah garis pada tabel/data yang telah di isi tadi masuk pada menu home kemudian berikan garis dengan mengunakan all borders.

c)         Setelah pemasukan data beserta pemberian garis pada data, kemudian masuk pada hasil penilaian menggunakan rumus matematika dasar. Untuk perkalian(*) kita menggunakan rumus: (=c2*d2 kemudian enter ) , untuk pembagian (/) kita menggunakan rumus: (=c3/d3 kemudian enter ) sesuai data yang ingin kita pembagian (/), untuk pengurangan (-) kita menggunakan rumus:(=c4-d4 kemudian enter )sesuai data yang ingin kita pengurangan (-), untuk penjumblahan (+) kita menggunakan rumus: (=c5+d5 kemudian enter ) sesuai data yang ingin kita penjumblahann (+), untuk mengetahui nilai rata-rata dari data yang ada kita menggunakan rumus dasar exel yaitu : =average(kemudian blok keseluruhan nilai kemudian enter, untuk mengetahui nilai maxzimal dari data yang ada kita menggunakan rumus dasar exel yaitu : =max (kemudian blok keseluruhan nilai kemudian enter ) dan untuk mengetahui nilai min dari data yang ada kita menggunakan rumus dasar exel yaitu : =min (kemudian blok keseluruhan nilai kemudian enter ).

d)         Untuk memberi nama pada tabel blok data pada microsoft exel yang telah di buat tadi. Kemudian klik kanan pada mouse pilih menu define name. Rubah pada menu name yang ada tulisan.nya no dengan nilai akhir . Jika muncul kotak dialog maka klik ok untuk merubah, rubah name yang barusan kita buat dengan penambahan (_) lalu ok.

8.         Cara membuat grafik pada Microsoft Excel yaitu :

a)         Sebelumnya ketik dahulu data yang akan dibuat menjadi grafik.

b)         Setelah itu blok pada data yang diatas lalu klik pada Tab Insert dan pada menu Charts kita pilih Line untuk membuat grafik garis. Pilih pilihan grafik garis yang pertama.

c)         Selanjutnya akan membuat titik pada grafik garis untuk menghubungkan. Klik 1 kali pada grafik, klik pada Tab Design pada Menu Type, pilih Change Chart Type maka akan muncul form Change Chart Type yang didalamnya terdapat pilihan-pilihan untuk mengganti type dan model grafik. Untuk menambah titik pada grafik garis pada pilihan Line pilih Line with Markers.

d)         Untuk mengganti warna garis bagian bawah, klik kanan pada garis bagian bawah lalu pilih Format Data Series maka akan muncul Form Format Data Series. Pilih Marker Fill lalu klik pada Solid Fill dan pada bagian color pilihlah warna sesuai keinginan kita Lalu klik Close.

e)         Sedangkan untuk mengubah garis grafik bagian dalam menggunakan langkah-langkah yang tadi tapi saat di Form Format Data Series pilih Line Color lalu klik Solid Line dan pilih warna sesuai keinginan juga dan klik Close.

f)          Untuk Menambah Keterangan Tambahan atau Layout kdi dalam grafik. Klik 1 kali pada grafik dan pada Tab Design dan pada Menu Charts Layouts klik pada pilihan Layout 3.

g)         Pada Tulisan Chart Title diganti dengan nama perusahaan atau daftar harga dari Surat Penawaran yang pernah dibuat sebelumnya.

h)        Untuk menambah keterangan tambahan lagi, bisa gunakan Text Box. Klik pada Insert pada menu Text ada pilihan Text Box. Klik dan tarik kotak di dalam grafik. Dan ketikkan apa yang ingin ditambahkan misalkan keterangan bulan.

i)          Untuk menghapus  bagian Series 1 dan Series 2 klik kanan pada tulisan Series dan pilih delete. Jika ingin mengganti tampilan Grafik sesuai dengan tema yang sduah disediakkan di dalam Excel. Klik Tab Design dan klik pada bagian Grafik yang ingin diubah tampilannya pada menu Charts Style dan pilih salah satu tampilannya.

j)          Untuk munculkan tulisan harga dan bulan, klik pada harga/bulan dan pilih Tab Format lalu klik pada Text Fill. Untuk merubah tampilan dari grafik garis ke grafik batang lakukan hal yang sama untuk membuat titik pada grafik tapi pilih di pilihan yang pertama untuk grafik batang.

C.        Penggunaan Microsoft Powerpoint. Cara untuk mengoperasikan Microsoft Office Powerpoint yaitu :

1.         Membuka Powerpoint pada menu desktop atau klik start kemudian pilih Microsoft Office klik Powerpoint maka lembar kerja Powerpoint akan terbuka.

2.         Klik Design untuk memilih tampilan lembar kerja Power Point. Pada tampilan Powerpoint, ada tulisan “clik to add title” itu klik dalam title itu lalu ketik Judul Presentasi seperti contoh ketik  judulnya misalnya ‘Materi Excel “.

3.         Setelah itu di bagian bawah click title, ada “ click To add Subtitle “ dibagian itu untuk mengetik nama pembawa presentasi, contohnya ketik nama kalian masing”.

4.         Untuk menambahkan judul lainnya kita menggunakan text box yang terletak pada Insert lalu Klik kiri tahan buat bentuk kotak Lalu ketikan judul lainnya didalam text box tersebut.

5.         Untuk membuat transmisi animasi, klik pada animations  untuk membuat transmisi.

6.         Untuk membuat slide tambahan klik new slide yang untuk menambahkan slide, maka akan tampil slide baru.

7.         Klik menu design untuk membuat tampilan Powerpoint, pilih salah satu tema tampilan yang ada. Pada tampilan pertama slide ada kotak yang bertulis click add to title  ketik judul presentasi. Setelah itu pada click to add subtitle ketik nama masing-masing.

8.         Setelah itu pada new Slide Untuk menambahkan slide baru  Setelah itu pada Click to add title untuk Menulis judul presentasi pertama, pada Click to add text untuk mengisi data Presentasi dalam bentuk text, video, gambar, grafik dan tabel.

9.         Untuk menambahkan transisi bisa Klik pada Animations untuk membuat Transisi, dibagian Transtition to this Slide ada Transisi yang sudah disediakan windows langsung.

10.       Untuk membuat animasi untuk mengerakan sebuah objek, Klik pada custom animations, maka akan tampil sebuah kolom sebelah kanan untuk membuat animasi. Setelah Blok Sebuah Teks, lalu klik Add effect lalu pilih animasi yang ingin di pakai.

11.       Contoh diatas adalah salah satu kegunaan pengoperasian Microsoft Powerpoint, pada dasarnya Powerpoint digunakan oleh misalkan perusahaan untuk membuat presentasi. Berikut ini adalah contoh untuk membuat presentasi adalah buka Microsoft Powerpoint  klik menu design untuk membuat tampilan Powerpoint, pilih salah satu tema tampilan yang ada. Pada tampilan pertama slide ada kotak yang bertulis click add to title  ketik nama perusahan masing-masing.

Setelah itu pada click to add subtitle ketik nama masing-masing. Setelah itu pada new Slide untuk menambahkan slide baru, setelah itu pada click to add title untuk menulis judul presentasi yaitu profil perusahan, pada click to add text Untuk mengisi data presentasi yaitu misalkan :

Nama Perusahan    :  sesuai nama perusahan penawaran masing-masing

Alamat                        :  alamat perusahan masing-masing

Setelah itu pada new slide untuk menambahkan slide baru lagi, setelah itu pada click to add title untuk menulis judul presentasi kedua yaitu proyek, pada click to add text klik gambar tabel yang sudah ada lalu buat Colouns 3 Rows 3  lalu klik ok. Setelah itu pada tabel ketik no pada baris pertama, nama barang pada baris ke 2, dan harga  baris ke 3 sesuaikan nama barang dan harga sesuai Laporan Penawaran untuk menambahkan colom tekan TAB pada keyboard.

BAB III

PENUTUP

A.        Kesimpulan.

            Microsoft Office selalu berkembang dari tahun ke tahun. Dalam perkembangannya selalu menambahkan fitur – fitur yang semakin canggih dan tampilan yang lebih menarik. Selain itu fitur – fitur baru ditambahkan untuk efisiensi waktu saat bekerja dengan Microsoft Office antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Powerpoint.

B.        Saran

            Microsot Office dan perkembangannya dari tahun ke tahun memang perlu kita ketahui, agar tidak tertinggal versi-versi terbarunya. Tidak bisa dipungkiri lagi, di zaman sekarang keseharian hidup kita dalam pekerjaan tidak lepas dari aplikasi perkantoran ini, seperti halnya untuk membuat surat, menginput data karyawan, membuat karya ilmiah dan lain sebagainya. Kita bisa memanfaatkan untuk semua itu, jadi alangkah baiknya kita mengenal lebih jauh tentang Microsoft Office antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel maupun Microsoft Powerpoint dan perkembangannya serta penggunaan dan penerapannya.

DAFTAR PUSTAKA

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Office

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_PowerPoint

http://www.slideshare.net/ddlomy1/sejarah-perkembangan-ms-office